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中华慈善总会外事工作管理暂行办法

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时间:2019-02-15 22:17:17    来源:    阅读:

第一章  总   则

第一条  为规范中华慈善总会(以下简称总会)外事工作的管理,保证外事工作更有效的为总会的各项工作服务,根据国家相关法律、法规及民政部的政策和规定,结合总会的实际情况,制定本办法。

第二条  总会的外事工作是指总会各部门和下属单位等与外国及港、澳、台地区的机构、组织、个人所进行的人员交流、项目合作、业务考察、有关会议等活动。

第三条  总会外事工作的主管部门是外事委员会,各部门的外事活动,需要总会领导出席的外事活动,须提前报外事委员会,由外事委员会统筹安排。

 

第二章  出国、出境管理

第四条  因工作需要出国(出境)考察、访问、参加会议的人员,须按照有计划、有目的、有利于总会业务发展、精干、高效的原则选派。

第五条  外事委员会与有关部门共同组织、实施因公出国(出境)团组的各项工作。

第六条  出访请示报告由各部门提出,经由外事委员会审核后报总会会长批准,并按有关规定办理护照及出国签证等手续。

第七条  因公出国的人员应做好详细的经费预算,经外事委员会及财务部审核后报秘书长批准,按照财务规定办理预支款项手续。

第八条  出国人员应政治可靠、组织纪律性强,能够遵守总会的各项规章制度,且懂得基本的外交礼仪。

第九条  出访和接待开支单据须经考察团负责人及外事委员会负责人联合签字后由财务部报销。

 

第三章  外宾来访接待管理

第十条  外事委员会统一制定接待外国团组及个人的来访计划,经会长审批后报有关部门备案。

第十一条  各部门年初拟定每年度邀请来访团组的具体接待计划报外事委员会,经会长批准后商请有关部门发出正式邀请函。

第十二条  各部门接待外宾来访应制定具体计划和经费预算,并告知外事委员会。

 

第四章  涉外合作项目的管理

第十三条  根据民政部外事司对部属机构开展涉外合作项目的要求,总会各部门如开展涉外合作项目,需向外事委员会通报外方基本情况及双方合作意向。

第十四条  涉外合作项目需事先立项,经外事委员会报总会领导审批。

第十五条  总会与外国机构或个人开展合作项目,须签订正式合作协议,签字人为会长或其授权的代表人。

第十六条  在涉外合作项目的运作中,外事委员会将提供协调及联络服务。

第十七条  各部门开展涉外合作项目,须将合作协议、合作进展报告及时报送外事委员会存档备案。

 

第五章  涉外捐赠管理

第十八条  涉外捐赠是指外国机构、团体或个人为支持中国慈善事业提供的资金、物资等捐赠。

第十九条  凡涉及到涉外捐赠,各部门必须提前报外事委员会,并与外事委员会共同负责。

 

第六章  对外宣传工作管理

第二十条  总会的对外宣传工作主要由外事委员会负责,接待外国新闻媒体的采访等活动必须事先报会长批准。

第二十一条  各部门对外国机构、团体或个人发出的邀请函及有关合作的正式、正规信函等必须事先报外事委员会,经外事委员会报会长审批后发送。

 

第七章  外事礼品的管理

第二十二条  外事礼品的购置由外事委员会具体负责,购置礼品须提前报会领导批准后执行。

第二十三条  向外宾赠送礼品要注意礼宾礼仪,不得滥送礼品。出国团组归国后应将剩余礼品及时交回。

第二十四条  外事礼品由总会办公厅统一负责管理、建账,做到账物相符。

 

第八章  附    则

第二十五条  本办法所列外事工作各项内容,凡涉及香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区的,均按本办法执行。

第二十六条  本办法经会长办公会批准后,自公布之日起实施。

总会以往的外事工作文件如有与本办法不符的内容,以本办法为准。

第二十七条  本办法未涉及的内容比照国务院各部委有关规章制度执行。

 

附件:

一、中华慈善总会外事出访工作暂行规定

二、中华慈善总会接待外事来访工作暂行规定

三、中华慈善总会国际合作项目管理暂行规定

 

附件一:

中华慈善总会外事出访工作暂行规定

一、出访计划

总会年度外事出访计划,是总会组团派员出访的重要依据。该计划由外事委负责制定,并向民政部外事司申报。

(一)申报计划。根据有关外事出访规定和要求,结合实际工作需要,外事委于每年11月底前向民政部外事司报送下一年度的外事出访计划,相关部门主要负责人要签署意见。

(二)出访原则。申报年度外事出访计划应遵循的基本原则是:坚持工作需要、注重实效、目的明确、任务具体、人员精干、人数适当、职级相称、业务对口、经费许可、勤俭节约。

(三)执行计划。年度外事出访计划一经批准,将严格按计划执行。如遇特殊情况临时出访,须经总会领导批准后,通过外事委报民政部外事司批准。

二、联络协调

年度外事出访计划批准后,应提前3个月与访问国家(地区)有关部门、机构联络并协调有关事项。

(一)对外联络。总会领导及一些重要团组的出访,由外事委负责对外联络。

(二)邀请信函。根据出访计划,以快捷、准确的方式告知对方我方出访的目的、时间、地点、人员名单、访问内容及费用安排等。请对方确认接待事项,并获得接待部门或个人的正式邀请信函原件。

(三)使馆认可。部级团组出访,须由民政部外事司征求我驻访问国家(地区)使馆(团、署)的意见,并征得其书面认可同意。如我驻外机构认为不妥,应尽快调整出访国家(地区)。

(四)确定人员。部级团组出访,一般可由外事委领导1人或外事委干部或联络员(兼翻译)1人陪同。团组参团人员如有其他会员单位或部门的成员,应由外事委向参团部门发出商请函,请其选派人员,任何部门和个人不得点名出访。

(五)落实翻译。出访团组应选派1名懂外语(精通英语)者作为随团联络员承担翻译工作。如出访国家(地区)应用其他语种,需商请当地机构予以协助。

三、任务报批

总会组团的公派外事出访,统一交由民政部外事司逐案进行外事任务报批。外事委出访请示一般应提前2个月报送民政部外事司。

(一)出访请示。在取得正式邀请函并确定人员后,由外事委向民政部外事司提出出访请示。出访请示应备齐所需各类材料,并详细写明如下内容:邀请部门(或个人)、访问国家(地区)、出访事由、目的任务、出访人员(姓名、部门、职务)、日程安排、在外停留时间、往返路线、经费来源并附邀请函。

(二)组团原则。出国人员须少而精,一般不超过6人,严禁拆分或组团外团。视工作需要掌握在外时间和国家数量,1国在外停留不超过6天(含旅途时间,下同),2国在外停留不超过10天,一次出访一般不超过2个国家。出席国际会议确需延长时间和增加国家,须在请示中说明情况并提供详细日程。出访人员要与任务相符,不得与本人分管工作无关。邀请单位应业务对口,级别对等,不得由中介机构为因公团组安排公务活动和联系邀请函。同一部门领导不得同团出访,也不能同时或同年度内分别率团出访同一国家。离(退)休人员原则上不派遣出国执行任务。

(三)部级团组的出访,由外事委负责代拟出访请示,交由民政部外事司,经民政部领导审批,外交部(赴港、澳、台经国务院港澳办、国务院台办)审核,报国务院审批。

四、访问活动

在访问活动中,随团联络员应负责代表团的如下事项:

(一)通报日程。应在头一天向全团成员通报第二天的活动安排,并据活动的性质告知按外交礼仪习惯着装。

(二)会见会谈。应提前确认并告知全团成员时间、地点、对方会见会谈人员,按对方要求带引代表团成员准时到达。

(三)签字仪式。应提前确认双方主签人、助签人、出席仪式的人员以及时间、地点,带引代表团成员准时到达。

(四)出席宴请。应提前确认对方的主人及时间、地点,并告知对方我方成员的民族习惯,有何禁忌。如对方赠送礼品,我方应回赠礼品。    

(五)参观活动。按对方安排准时进行,在参观结束时,我方一般应向当地参观项目负责人赠送小礼品。   

(六)做好会见、会谈、参观的翻译、记录、摄影工作,并向对方收集有关当地慈善工作的法规资料。

五、结清账务

清理各种票据,办理报销事项。各参团部门人员应承担的费用按经批准的出访请示分担,开支标准按财政部、外交部(财行[2001]73号)文件规定执行。

六、整理资料

代表团回国后,应将在国外访问期间的照片、收集的有关资料加以整理,写出考察报告报送民政部外事司和总会外事委员会存档。

七、交存护照

由民政部外事司办理的公务护照(通行证),应于代表团回国后7天内送交民政部外事司统一保管,同时换回居民身份证。

 

附件二:

中华慈善总会接待外事来访工作暂行规定

一、前期联络

各部门在接到外方来访的通知后,应通过中、外方有关部门了解代表团拟来访的背景、目的、时间、地点、成员名单及访问基本内容等。

二、任务报批

如遇重要或特殊来访团组或来宾,应提前1-2个月向民政部外事司报批。

三、会见的组织安排

(一)确认外事委或其他相关部门负责人一名,负责及承办接待工作。

(二)拟定参与会见、会谈、宴请等活动的会领导及部门主管名单,并书面请示总会领导及部门主管本人同意。

(三)提前确定会见的会议室并准备礼品,以备我方在会见或宴请结束时赠送。

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